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2020-01-13-reunion_ca

2020-01-13 Réunion CA, procès verbal

Présent

  • jfm (CA)
  • rdeville (CA)
  • fredervish (CA)
  • grapsus (CA)
  • lanso

Absent

  • sylvain (CA)
  • anto (CA)

ODJ

  • Publication des CR des réunions CA et communication des réunions CA
  • Déménagement du siège social
  • Formation aux outils
    • Keepass
    • Yunohost
    • Le SI
  • Point trésorie
  • Événement
    • Expérience Numérique
    • Primevere
    • Ateliers Janvier/Février
  • Communication
  • Questions diverses

Publication des CR des réunions CA et communication des réunions CA

Concernant la communication des réunions CA, nous nous sommes mis d'accord pour envoyer un message (si on y pense) sur Town Square le jour même pour annoncer la réunion CA.

Dans l'idée aucune objection à publier les CR des réunions CA sous réserve de l'accord du président car c'est lui qui engage sa responsabilité.

On se réserve malgré tout le droit de ne pas diffuser l'ensemble des points, voir d'un CR complet, si celui-ci contient des informations sensibles.

Déménagement du siège social

Contexte : Lors de la création de l'asso, le LOV n'avait pas encore le local, donc le siège social de l'asso' était chez Damien Clausel. Lors de la dernière AG, nous n'étions pas sûr que le siège social de l'asso' était modifié en préfecture.

Au cours de la réunion, nous avons vérifié l'actuel siège social de l'association tel que déclaré en préfecture.

Après vérification sur plusieurs sources, (https://societe.com et Journal Officiel notamment). C'est confirmé que le siège social n'a pas été modifié.

TODO: Mettre-à-jour le siège social sur Service Public, à priori seul Sylvain peut le faire.

Formation aux outils

Keepass

Présentation de l'outil Keepass, qui est un gestionnaire de mot de passe utilisé par le CA, et de son utilisation aux membres du CA qui ne le connaissaient pas encore.

Pour plus d'information, se réferrer à la page keepass.

Yunohost

Présentation de Yunohost, une solution d'autohébergement qu'utilise le LOV pour la gestion de ses membres, de son site web et de son “cloud” interne.

Le SI

Présentation du NAS qu'a mis en place grapsus durant le mois de décembre.

Point trésorerie

Pour rappel les achats peuvent être demandés sur le mattermost ou directement en ajoutant une entrée dans le tableau d'achat à la page suivante: achats.

Grapsus a reçu la CB du LOV. Donc pour l'achat de matos, principalement concernant les gros achats et les achats sur internet, ne pas hésiter à envoyer le lien d'achat à grapsus pour qu'il effectue l'achat avec la CB du LOV.

Cela permet de simplifier les achats en évitant de demander aux membres d'avancer pour ensuite faire des notes de frais.

Pour les petits achats, par exemple critérium, papier, etc. fournir un ticket de caisse avec uniquement les achats concernant l'association, il ne doit pas y avoir de courses personnelles sur le ticket de caisse.

Au moment de la réunion, il reste encore du budget pour l'achat de matériel. Donc, il ne faut pas hésitez à demander à faire des achats pour des ateliers par exemple, carte de prototypage pour de l'électronique, arduino, raspberry pi, etc.

Événement

Expérience Numérique

La maison pour tous, salle des rancy, organise deux fois par an les expériences numériques. Une journée autour du numérique.

Lors des précédentes éditions, le LOV était présent, mais pour l'édition du 8 février 2020, le LOV ne sera pas présent.

C'est un événement très intéressant et qui ramène du monde, malheureusement, la présence du LOV aux ExpéNum demande de la préparation en amont ce qui est actuellement assez difficile, car c'était surtout jfm qui s'en occupait.

JDLL

Les JDLL, journée du logiciel libre, est un évènement qui se déroule à la maison pour tous, salle des rancys.

Cette année les JDLL ont pour thèmes : Utopies concrètes et accessibles.

Elles auront lieu le 04 & 05 avril de 10h à 18h.

Jfm a fait un dépot de demande de stand au JDLL. Il a reçu un accusé de réception lui disant que la demande à été reçue. Nous aurons la confirmation de la tenu du stand après la cloture des soumissions, courant février/mars.

Habituellement, l'installation des orgas des JDLL se fait le vendredi soir. Nous arrivons le samedi matin entre 8h et 9h, heure à définir plus précisément pour installer le stand.

L'année dernière, nous avions réussi à motiver une dizaine de membres sur le week-end à raison de deux membres par demi-journée en gros. Pour s'organiser, nous avions fait un framadate un mois avant pour savoir qui était motivé et quand. Une réunion deux semaines avant pour se mettre d'accord sur qui fait quelle demi-journée. Et le lundi précédent les JDLL nous avions fait les cartons que nous avions emmené au JDLL.

TODO: Commencer à faire de la communication concernant les JDLL en février, pas mal plus en mars.

TODO: Faire des portes-clés/flyers pour fin février, avant primevere qui aura lieu le 6/8 mars.

TODO: Faire un framadate pour savoir qui serait présent et quand.

TODO: Organiser les deux réunions de préparation au JDLL comme l'année dernière.

Primevere

Primevère est un salon-rencontres alter-écolo, qui aura lieu le 6/8 mars.

Comme tous les ans, c'est Anaïs et l'ALDIL qui s'occupe de l'organisation d'un pole alternatif numérique au sein de primevère. Généralement il y a l'ALDIL, Illyse, Hadoly, Chantier Libre, etc. Donc en gros, il y a un espace réservé aux associations alternatives numériques et il y a un espace un peu commun où le LOV peut être présent pour faire de la pub pour l'asso.

Donc pour primevère, il faudra préparer des flyers et des portes-clés pour avoir un peu de représentation du LOV car le LOV n'a pas fait de dossier pour être officiellement présent.

A priori, il y a des chances pour que cette année, chantier libre ne soit pas présent. On pense que l'ALDIL risque de nous demander d'être présent à la place pour avoir un stand DIY.

Nous avons décider de leur répondre que nous ne pourront pas tenir de stand, mais nous pourrions avoir une présence ponctuel (sur un coin de table). Surtout que certains membres tels que jfm, fredervish et rdeville seront présent soit en temps que visiteur, soit pour d'autres asso qui ont un stand sur le salon. Dans cette optique, il faudra prévoir quelques flyers et porte-clés au cas où.

Les flyers et porte-clés non distributé pourront servir aussi pour les JDLL.

TODO: Faire des portes-clés et flyers en prévision de primevère.

Ateliers Janvier/Février

A priori, il y a June qui à prévu un atelier pour janvier, mais à confirmer.

Rdeville propose un atelier “installation d'un centre de rétrogaming sur Rasperry Pi” pour février.

Il y aura probablement de l'achat de matériel à faire. Rdeville s'engage à fournir un devis d'ici la prochaine réunion CA.

Communication

Concernant la communication sur les évènements, on a un groupe de membres qui s'occupent bien de la publication des évènements sur les médias sociaux.

jfm peut faire un relai sur mastodon.

Nous avions été contacté par une journaliste de Viva pour un article concernant le LOV.

La question qui est soulevée est qui la recontacte et quand est-ce qu'on organise la rencontre ?

Elle a contacté le bureau par mail, donc c'est à un membre du bureau de lui répondre. Concernant la date, proposition de grapsus, lui proposer de venir pendant l'installation de la CNC, ça lui permettra de faire des photos et de poser des questions en même temps.

TODO: Répondre à la journaliste de Viva.

jfm à croisé Jonathan Bocquet qui a proposé de se rencontrer de manière informel autour d'un verre pour discuter de l'avenir de ses activités et des activités du LOV et pour se souhaiter la bonne année.

Questions diverses

Pas de questions diverses.

TODO

TODO: (Sylvain) Mettre à jour le siège social sur https://www.service-public.fr/compte/se-connecter?targetUrl=/loginSuccessFromSp&typeCompte=association, à priori seul Sylvain peut le faire. Nouveau siège social au local des maisons neuves : 21 place des maisons neuves, 69100 Villeurbanne

TODO: (Team communication sur canal com de mattermost & Romain qui lance sur le canal) Commencer à faire de la communication concernant les JDLL en février, pas mal plus en mars.

TODO: (rdeville) Faire des portes-clés/flyers pour mi-mars

TODO: (rdeville) Faire un framadate pour savoir qui serait présent et quand pour les JDLL, todo à laisser pour la prochaine réunion CA.

TODO: (rdeville) Organiser les deux réunions de préparation au JDLL comme l'année dernière.

TODO: (rdeville & fredervish) Faire des portes-clés et flyers en prévision de primevère.

TODO: (grapsus) Répondre à la journaliste de Viva, on attends que la date de la CNC soit fixé.

2020-01-13-reunion_ca.txt · Dernière modification: 2020/01/16 08:24 par shermelin