asso:cr:2019-10-19-preparation_de_l_ag_du_lov [DokuWiki du LOV]

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====== Préparation de l'AG du LOV ======


réunion du 01/10/2019 :

__introduction :__   
nous avons proposé aux membres actifs de venir discuter des sujets à aborder pour préparer la prochaine assemblée générale et préparer les activités de l'année à venir.

__ordre du jour__ 

===== Bilan moral =====

 
    * Quelques rappels concernant le fonctionnement de l'association.

Le local représente un certain coût d'utilisation. Actuellement la mairie de Villeurbanne nous offre gracieusement une bonne partie des coûts d'utilisation dans le cadre du Bureau Information Jeunesse.
En revanche, cette offre de Villeurbanne se fait dans le cadre de la dynamisation du quartier, principalement sur un aspect jeunesse. Dans cet optique, il serait bien que le LOV fassent quelques ateliers, environ un par mois à l'attention des jeunes. Donc, l'un des objectifs de cet réunion et de voir la motivation des membres pour essayer sur l'année scolaire 2019/2020 de faire plusieurs ateliers.

Ensuite, concernant l'organisation du local, il y a quelques manques de visibilité concernant l'usage des machines, du local, de l'asso, etc.
Par exemple, il est difficile de savoir s'il y a eu 200 ou 2000 découpe sur la découpeuse laser.

==== projets ====

    - recenser les projets réalisés par les adhérents
    - Proposition: Mise en place de cahier à côté des machines pour que les membres puissent noter les usages des machines, les projets testés, etc.   ( Fait ✔ )
    - lister les sujets, recueillir des photos, résumés pour les publier


==== communication ====

Dans la continuité du point projet, il faudra étudier les moyens de communication pour faire parler des ateliers de l'asso. Les "grands" moyens de communication sont : 
    - Framateam/Mail : Peut être communiquer au dernier moment, même si c'est pas très bien
    - Les sites webs: Il y a moyen de s'arranger pour les envoyer en publication 3/4 semaines avant
    - Les magazines papiers : Par exemple, viva, il faudrait envoyer l'article pour le projet au moins 4 semaines en avance.
    - La page Facebook actuelle à alimenter et étoffer, et éventuellement créer un compte Instagram pour atteindre la génération plus jeune
    - Florent (@frogt) ramène un smartphone 1/2 HS (jeudi 10) pour pouvoir balancer des photos facilement sur framateam et automatiquement relayer à droite à gauche et Alexis nous fait les hook/moulinettes...
    - créer un compte pour chaque utilisateur sur wiki/wordpress

Proposition: Faire un canal sur le framateam pour juste la communication. A partir de ce canal, il y a un bot qui publie sur les média sociaux.

   - arrêter l'agenda tôt pour utiliser les relais mairie et autres.
   - liste de gens à qui on demande de relayer
      - Sayat ( L.O.L. , CCO)
      - Kevin (LALIS)
      - Sylvain (AsTech) => trouver contact bureau
      - le ClubElek (Ziggy ==> Pôle Jeune)
      - atelier soudé (Patrick ?)
      - agenda du libre  ==> Romain
      - newsletter aldil ==> Anth.O. <aldil@aldil.org>
      - Centre Social Ferrandière
      - Anciela <justine.swordy-borie@anciela.info ou contact@anciela.info>

==== permanences ====

cf résultats du sondage 
https://framadate.org/4KdtoDTT6q5YvBY9
recenser le nombre de présents 
  - Proposition d'atelier lié : 
    Construire un bouton/compteur à faire faire par les jeunes, chaque personne qui rentre appuie dessus

  - modifier l'organisation actuelle pour permettre à plus de gens de participer sans cramer les bénévoles
  - optimiser la visibilité et l'accessibilité
  - favoriser la communication entre les groupes au sein de l'association

  - prévoir un tableau de référent / compétences / technos pour orienter les gens 

  - proposition d'ouvertures récurrentes :
    - lundi soir 18h30
      * JFM, Romain, Anth.O, Stéphane, Ofé
    - mardi soir 18h30 ? 19h ?
      * Alexis (19h), Sylvain (19h)
      * Carx (a confirmer)
      * Ofé (en option)
      * Sarah ?
    - 2 mercredi après midi / mois 14h30 - 18h30
       * 2eme et 4eme mercredi du mois
       * Romain, Fred, June, Ofé
    * (- 1 samedi après midi / mois + 1 atelier / mois)
    - 1 dimanche après midi par mois
      * Alexis en backup
      * AnthonyO en backup
      * Romain s'il ne fait qu'un mercredi par mois (confirme en janvier)
      * Sylvain OK
      * Sarah (Tochka) => en attente réponse
    
    - calendrier partagé sur nextcloud "lov"
    - lien public: https://labovilleurbanne.fr/nextcloud/index.php/apps/calendar/embed/N5ZCgipcZxn8ozMn
    

=== le local au quotidien ===
- les clés (et la clé de derrière)
  - clé de derrière à récupérer
  - faire 6 jeux en plus pour les nouvelles personnes tenant des permanences
- nettoyage, entretien
  - à remettre au propre / imprimer => June
  - remettre / rappel règlement : nettoyer le poste de travail après sois
  - vidage des poubelles à la fin de chaque permanence
  - tables du milieu à laisser vides
  - on fait une rotation ? chaque mois c'est une permanences différente qui gère aspirateur, serpillière... + une session annuel / bisannuelle : vitres, lavage de fond...
- fermeture / sécurité
  * faire les fiches de poste (règles de sécurité spécifiques aux machines) => JFM
- documentation des activités

- compost

=== événements / ateliers passés ===
- un atelier demontage d'imprimante le 28/09
- atelier spécial Becometech
    - le 12 juillet : découpe laser + imprimante 3D
    - le 19 juillet : démontage de PC
- atelier découpe laser (24/11/2018)
- atelier circuits électronique, ardino et robot partie 2 (27/10/2018)
- atelier circuits électronique, ardino et robot partie 1 (22/09/2018)
- JDLL en avril
- expénum
- biennale des assos
- Intersection Ville/Associations (09/11/2018)

=== Propositions ateliers ===

  - robotique
  - démontage ordinateur avec explications
  - moteurs / pas à pas ...
  - Construire un bouton/compteur à faire faire par les jeunes, chaque personne qui rentre appuie dessus (cf point Permanence)
  - borne d'arcade ?
  - PirateBox ?
  - initiation impression 3D ?
  - initiation découpe laser
  - atelier découpe laser : magnet de frigo (mercredi 30 octobre, June)
  - fabrication d'un lombricompost (Fred)
  - fabrication paillasse (Alexis)


=== événements à venir === 

Nous avons reçu de nombreuses propositions pour participer à des événements sur Lyon et Villeurbanne.

- 5 octobre : expérience ordinaire au CCO (Sayat) ==> on y va    https://framadate.org/P6KNDqZvX7b14yS7  / très intéressant. Beaucoup d'opportunités de collaboration avec le nouveau CCO.  minutes en vélo depuis le LOV.
- expénum à la MPT le 16 novembre ==> on n'a pas dit qu'on devait y aller ==> on n'y va pas
- expénum le 8 février ==> on devrait y aller
- JDLL les 4 et 5 avril ==> on devrait y aller
- Primevère => NON

=== gestion administrative ===
- règlement intérieur
  * adhésions
     - ajouter sur bulletin adhésion l'inscription sur framateam et demander pseudo
     - passer la fin d'adhésion à date fixe (31 août)
     - prorata = 10 € / trimestre
- On prend la carte de crédit (après l'AG pour éviter de rechanger la carte physique dans  mois).


=== renouvellement du CA / Bureau ===
- on a besoin de nouvelles personnes dans le CA pour 
    - assurer le planning d'ouverture avec les bénévoles
    - gérer la paperasse administrative pour justifier les subventions, gérer le budget 
    - coordonner les interactions avec d'autres entités sur Villeurbanne (CCO, MJC)
    - faire vivre la communication interne et externe

- faire un planning de réunions CA tous les 2 mois : 1 mois sur framateam + 1 mois présentiel
    => planning à définir par le nouveau CA très vite.
    
solliciter les membres pour les encourager à participer avant l'AG    

=== infra informatique ===

    - assurer la pérennité de l'installation = Romain veut bien mettre le nez dedans
    - mise a jour des PC = Romain, dans la pérennité de l'installation
    - renouvellement des noms de domaine => Alexis (basculer le nom de domaine au nom du LOV plutôt que JB)
    - hébergement des services en ligne 
    - framasoft va abandonner ses services progressivement 

    https://framablog.org/2019/09/24/deframasoftisons-internet/

    - voir avec Illyse pour la gestion de la liste de diffusion 
      - (Alex: Illyse veulent qu'on s'en aille de leurs ML, c'était un arrangement temporaire)
      - Romain : Plus ou moins, en soit, on (Illyse) attends que vous nous dites que la migration est faite.
      - demander à Hadoly s'ils peuvent reprendre notre liste de diffusion sur notre nom de domaine 
    - question de l'accès au wiki / Yunohost, etc
    - rappel au CA - 


idées d'investissement pour du matériel en plus ?

  - Kit de filetage ? pour plastique / métaux mous
  - fer à repasser


travaux d'aménagement du local ?
  - Electricité à améliorer
  - revue des postes de travail


autres sujets à aborder ?


Compte rendu de décision

qui fait quoi ?
JFM nous fait le CR tout beau tout propre.