• • date : 2018-7-12, de 19h30 à 21h10

• 16 participants; la Mairie de Villeurbanne est représentée par un élu (Jonathan Bocquet) et le BIJ (Nelly Bouilhol)
• lieu : local du LOV

1.Bilan moral

• • Emménagement dans le local en octobre 2017.

• • Le LOV ouvre régulièrement depuis octobre 2017 les lundi et jeudi soir.

• • Ouvertures ponctuelles en dehors de ces horaires (discuté sur framateam).

• Adhérents à jour de cotisation : 11 (dernière AG) => 23 (maintenant)

• • Connexion électrique du local : octobre 2017.

• • Raccordement Internet.

• • Mise en place d’un réseau local et d’un SI basé sur le démarrage en réseau.

• • PC de récupération et deux PC plus récents achetés pour les tâches critiques (3D et CAO).

• • Récupération de meubles de bureau de MJC Bron et de Enedis

• • Montage d’une étagère avec des chutes de bois récupérées

• • Coin canapé et coin cuisine

• • Début de mise en place des éclairages suspendus au dessus des plans de travail.

• Montage électrique séparé pour les paillasses de travail en cours.

• • bras robot : découpe laser + imprimante 3D

• • cartes de visite en bois 

• • panneaux d’affichage

• • badges divers

• • support de grosses bobines pour machine à coudre

• • réparations diverses (pièces de planche à repasser, poignée de cafetière, pièces pour jeux d’enfants, balance de cuisine…)

• • pochoirs pour t shirts

• • modèles (avions etc.) découpés en medium au laser

• • puzzles en 3D

• • pièces de réparation fonctionnelle imprimées

• • accessoires en cuir

• • maquettes d’architecture

• cartons découpés laser pour ombres chinoises (inclus dans un spectacle prévu pour la rentrée 2018)

• Présentation de l’association, atelier d’initiation à un langage de programmation (scratch) et initiation à l’interfaçage.

• • Cet événement a lieu sur une journée en octobre et en janvier.

• • Présentation de nos machines (découpe laser)

• Animation d’ateliers pour les adultes et les enfants 

• • fin mars 2018

• présentation de la découpeuse laser

• rencontre des habitants du quartier

• • Suivi d’un groupe d’étudiantes de la licence Colibre sur 6 mois entre octobre et mars.

• Elles ont proposé un nouveau design pour le logo, une charte graphique pour l’affichage et un aménagement de la vitrine, ainsi qu’un plan d’amélioration de la communication interne à l’association.

• on a accueilli une réunion d’un groupe de travail sur les initiatives locales 

• des échanges réguliers avec le LOL (Lyon), l’Atelier Soudé (Villeurbanne) et premiers échanges avec AsTech (Villeurbanne).

• • hébergement d’un atelier d’expert (Tuppervim)

• • accueil de réunions bilan et préparation pour les JDLL

• discussions en cours pour des ateliers grand public (adultes et enfants) en commun pour l’année prochaine.

• Président :
  • candidat(s) : S. Hermelin, élu à l’unanimité
  • vice président : J. Barascut, élu à l’unanimité
  • Trésorier : A. Bezverkhyy, élu à l’unanimité
  • Secrétaire : J.-F. Mourgues, élu à l’unanimité

Bonjour,

nous avons le plaisir de vous inviter à l’assemblée générale ordinaire de l’association Laboratoire Ouvert Villeurbannais. Celle-ci se tiendra le jeudi 12 Juillet 2018 à 19h30, au 21 place des maisons neuves, Villeurbanne.

À l’ordre du jour :
– bilan moral
– bilan financier
– questions diverses
– élection du nouveau conseil d’administration

Si vous souhaitez voire des points abordés, n’hésitez pas à nous les faire remonter à l’avance.

Si vous souhaitez être candidats pour intégrer le conseil d’administration, n’hésitez pas non plus à le signaler à l’avance.

Petit point pratique : n’hésitez pas à amener une chaise pliante ou un coussin, le nombre de places assises étant limitées.

À bientôt,
Le bureau du LOV

• Lieu : local du LOV, 21 place des Maisons Neuves, Villeurbanne
• Date : 2017-07-25
• Participants : 9 personnes; la Mairie de Villeurbanne est représentée

0. Remarques préliminaires

Évocation des problèmes et manques d’organisation de l’assemblée générale :

1. pas de réunion préparatoire explicite
2. pas d’ajustement effectif du règlement suite à la prise de décision de la précédente assemblée générale

Il est convenu d’être plus correct sur les tâches administratives importantes. Les raisons avancée pour expliquer le relâchement sont la lassitude et l’absence de personnes tierces à l’association.

1. Bilan des activités de l’association

26 novembre 2016 : Semaine de l’engagement. Atelier Radiateur connecté. Présents : Jérémy, Jean-François, Sylvain, Alexis, Françoise

1e et 2 avril 2017 : JDLL 2017 avec Découpeuse laser + stand associatif du LOV. Seront présents : Jérémy, Jean-François, Sylvain, Alexis, Alex

Préparation et câblage électrique et informatique pour la MJC de la Maison des Rancy

2. Bilan moral de l’association

La précédente AG remonte au 14 juin 2016, nous sommes dans les temps.

Le LOV a eu les clé du local en octobre 2016. Depuis Octobre le LOV se bat pour résoudre les problèmes d’ouverture et d’utilisation du local. (électricité, dégâts des eaux…)

Le LOV a un logo (qui est même utilisé !)

Le site web se remplit des événements et actions de l’association

Oublie d’actualisation du règlement intérieur suite à une décision prise le 31 mai 2016 de fixer la cotisation à 40€; c’est corrigé depuis, et mis en ligne.

Nous avons reçu des dons de mobilier de la MJC de Bron et d’Enedis.

Le LOV a investi dans une découpeuse laser, qui a beaucoup plus lors des JDLL surtout auprès des enfants.

Il est fait par les participants de l’AG plusieurs précisions sur le bilan moral, avec notamment la difficulté d’attirer les gens via une communication régulière et proactive.

De nombreuses interrogations et réflexions sur les actions d’accueil ou de refus d’adhésion des nouveaux adhérents, les réalisations individuelles, et l’implication générale des personnes face à des délais plus longs que ceux attendus.

Discussion sur le styles, méthode, et dynamique de la gouvernance du LOV.

Discussions sur l’organisation et le cadrage général pour la conduite des actions. Il est décidé de former explicitement des groupes de travail avec un responsable associé.

3. Bilan financier de l’association

Nous avons reçu 5750€ de subvention de la mairie pour fonctionnement et réalisation des projets.

Comme recette : subvention + adhésions

Comme dépenses : achat de matériel (Découpeuse: 425€)

Bilan: 5376,11€ de liquidités, avec des remboursements restant dues (~ 160€).

Il faut actualiser le lien du fichier du bilan financier.

4. Avancement des travaux

4.1. Électricité : raccordement fait, on attend le rdv pour le consuel. Peu de nouvelles, même après relance. Pas de date de prévue. Nous avons déjà eu un prélèvement d’Enedis malgré l’absence de courant. Le compteur a été déplacé. Le tableau électrique est loin du compteur, d’où des questions sur la conformité de l’installation.

4.2. Connexion internet : facile à réaliser, mais nécessite d’avoir l’électricité.

4.3. Infiltration d’eau dans le mur du fond : Pas d’info particulière, c’est la Mairie qui (doit) gére(r) en liaison avec le syndic, le service patrimoine, l’entreprise de rénovation, l’assurance, etc. Nous avons le nom de l’entreprise qui doit intervenir, mais pas de dates en vue

4.4. Extraction d’air pour la hotte : vote négatif des copropriétaire; on fait quoi du coup ? Nous avons le soutien des propriétaire du dernier étage. Il faut reprendre le dossier et rassurer les gens pour leur présenter une solution plus détaillée

4.5. Ventilation : rien pour le moment; ventilation et hotte sont liées

4.6. Rideaux métalliques : ils ont été décapés, redressés, et graissés; ça fonctionne mieux mais une réfection complète est à faire. Demander un devis pour réparation/remplacement

4,7. Plomberie générale : plus de problème de fuites ou de robinets difficile à actionner; reste à faire celle de la salle d’eau

4.8. Salle d’eau (toilettes) : toilettes fonctionnelles à minima (la chasse fuit donc il faut couper l’eau); à refaire entièrement (murs, électricité, eau, etc). Peut-être réparer la chasse d’eau vite fait en attendant un truc définitif ? Nous avons eu plusieurs devis à des prix très différents. Une réfection complète est à faire

4.9. Isolation phonique : rien de nouveau; on a le faux-plafond avec les fines dalles de mousse; l’entresol est naze. À voir avec l’aménagement du local

4.10. Extérieur : la dalle de la cour a été refaite, il n’y a donc plus d’entrée d’eau en cas de pluie ni d’invasion de vers de terre. Nous sommes ravis.

Des questions sur qui va réaliser les travaux d’aménagement (peinture, électricité, etc) : artisans, les membres, etc ? Il a été décidé de faire des réunions pour préparer ça.

Des questions sur le rassemblement des membres de l’association et d’une ouverture large de l’association aux personnes extérieures.

5. Prochaines actions qui seront menées

Participation aux Expériences numériques, le 14 octobre 2017, avec la découpeuse laser

Participation aux JDLL : Jérémy, Jean-François

Événements avec la Mairie en octobre et janvier-février

Biennales des associations en septembre : Jean-François

Mise en place des équipes de travail; une équipe est nécessairement portée par un responsable, avec des objectifs précis :

• Codesign du local : Jérémy
• Travail sur les statuts pour gérer l’adhésion d’association; seuls les membres physiques peuvent être au CA : Jean-François
• Communication et recrutement : Françoise

Demande de Nelly pour une réunion au BIJ le mardi 19 septembre 2017 pour discuter du LOV; il faut lui répondre.

6. Votes

Vote du quitus financier de l’association : 8 approbations, 0 rejet, 1 abstention

Vote du bilan moral de l’association : 4 approbations, 4 abstentions, 1 rejet

Vote de l’amendement du règlement intérieur : 8 approbations, 1 abstention, 0 rejet

Élection du nouveau CA : Françoise Prouvoyeur, Damien Clauzel, Jean-François Mourgues, Jérémy Barascut, Alexis Bezverkhyy, Sylvain Hermelin

Composition du nouveau bureau :

• Président : Sylvain Hermelin
• Trésorier : Alexis Bezverkhyy
• Secrétaire : Damien Clauzel
• Vice-président : Jérémy Barascut
• Vice-trésorier : Jean-François Mourgues

Pas de demande de points complémentaires.

Fin d’AG à 21h59

La date de l’assemblée générale 2017 de l’association « Laboratoire Ouvert Villeurbannais » est fixée au mardi 25 juillet 2017 à 20h00.

Le lieu sera naturellement notre local du LOV, 21 place des Maisons Neuves à Villeurbanne.

L’ordre du jour comporte :

1. le bilan des activités de l’association ;
2. le bilan moral de l’association ;
3. le bilan financier de l’association ;
4. l’avancement des travaux :
   1. électricité
   2. internet
   3. infiltration d’eau dans le mur du fond
   4. extraction d’air pour la hotte
   5. ventilation
   6. rideaux métalliques
   7. plomberie générale
   8. salle d’eau (toilettes)
   9. isolation phonique
5. les prochaines actions qui seront menées ;
6. les votes :
   1. adoption de la modification du RI (montant adhésion)
   2. élection CA
   3. élection bureau

N’oubliez pas que pour prendre part aux différents votes, il faut être à jour dans vos cotisations ?

Si vous désirez ajouter un point spécifique à l’ordre du jour, signalez-le par courriel.

• Date : 2016-06-14

Ordre du jour

• Ordre du jour
• Rapport moral du président
• Rapport d’activité du LOV
• Rapport financier du trésorier
• Questions & remarques
• Élections du CA & du bureau
• Annexe

Participants :

• Barascut, Jérémy
• Clauzel, Damien
• Mourges, Jean-François
• Hermelin, Sylvain
• Prouvoyeur, Françoise
• Marquet, Fabien
• Bocquet, Jonathan
• Bezverkhyy, Alexis
• plusieurs personnes de la Mairie de Villeurbanne

Rapport moral du président

• Dernière AG en juillet 2015, nous sommes dans les temps.
• Rappel des démarches administratives entreprises auprès de la mairie de Villeurbanne
• Mention aux personnes de la mairie que le LOV n’a pas reçu de réponse des services techniques suite à notre courrier des contraintes et besoins en matière de local
  • le rapport moral du président ne semble pas très équitable à toutes les personnes de la mairie, qui rappellent leurs multiples apports d’informations et leur grande présence sur ce projet
  • rappel des personnes de la mairie sur l’importance de mettre Nelly en copie des courriers pour assurer un bon suivi
• Décision de la mairie le 5 juillet sur le financement du LOV.
• Le compte bancaire a été ouvert au Crédit Mutuel
• La convention a été signée avec le BIJ pour l’utilisation des locaux
• L’assurance pour l’utilisation du BIJ est en cours (devis en attente)

Rapport d’activité du LOV

• Le LOV s’est structuré; des outils de communication et de publication sont en place.
• La création des contenus est en cours par une équipe dynamique : « Ça va envoyer du poney ».
• Les projets sont bien en place, en attente du local pour les commencer.
• Le LOV a participé aux JDLL en avril 2016. Bonne communication et bons retours. Des sollicitations pour participer à des événements.

Rapport financier du trésorier

• Quasiment pas d’activité, donc peu de dépenses.
• Le compte bancaire est ouvert, à tarif et conditions avantageux.
• Il faut rentrer des cotisations pour équilibrer le budget
• La question du tarif préférentiel est à clarifier : tarif par famille, étudiant, etc ? Il est à établir en fonction du public ciblé.

Questions & remarques

• A-t-on une idée sur la date d’ouverture du local ? Beaucoup de gens posent la question.
  • Les travaux seront faits durant l’été, puis les finitions seront faites par le LOV dans une mesure à déterminer. Ouverture prévisible en septembre/octobre
• Importance de la visibilité des actions envisagées pour la mairie
  • TODO : (rere)refaire un planning prévisionnel d’ouverture avec : horaires, responsable, activités
• Importance du lien avec les associations et acteurs locaux
  • TODO : fixer une réunion avec le conseil de quartier des Maisons Neuves
• Sollicitation du LOV pour participer à la Semaine de la jeunesse en novembre 2016

Élections du CA & du bureau

• Élus au CA : Françoise, Sylvain, Alexis, Jean-François, Jérémy, Damien
• Élus au bureau :
  • président : Jérémy (reconduction)
  • vice-président : Jean-François
  • trésorier : Sylvain (reconduction)
  • trésorier adjoint : Alexis
  • secrétaire : Damien (reconduction)
  • secrétaire adjoint : Françoise (reconduction)

Annexe

Pièces associées à ce CR :

1. feuille d’émargement
2. composition du CA, avec signatures

• lieu : restaurant restaurant La baie d’Halong, VIlleurbanne
• date : 2015-07-17 à 20h00

Ordre du jour

Il suit les obligations légales pour la création d’une association

1. désignation du président de séance
2. faire la liste des présents
3. faire la liste des personnes adoptant les statuts
4. élire le CA
5. faire signer les statuts par les membres du CA
6. faire signer le règlement intérieur par les membres du CA
7. désigner les membres du bureau
8. faire signer les participants
9. points administratif divers à traiter

Participants

10 présents; principalement des habitués des groupes de travail du LOV, ainsi que 2 personnes de la Paillasse Saône

Validation des statuts

9 personnes adoptent les statuts du LOV, et deviennent donc membres. Ils devront s’acquitter de leur cotisation.

Élection du conseil d’administration

• 4 candidats; les 4 sont élus au CA : Jérémy, Sylvain, Damien, Françoise.

Désignation du bureau

• président : Jérémy
• trésorier : Sylvain
• secrétaire : Damien
• secrétaire suppléante : Françoise

Actions à faire

1. demander à la mairie un retour sur notre courrier de demande
2. lancer un Doodle-like pour choisir la date et l’heure de dépôt des statuts en préfecture
3. Jérémy achète le nom de domaine « LaboVilleurbanne.fr » (et garde précieusement la facture)
4. Jérémy met en place le site web du LOV (via GitHub ?)
5. Jérémy s’occupe des certificats TLS
6. prévoir plus tard la mise en place d’une liste de diffusion propre au LOV
7. prévoir l’amélioration des statuts, avant redépôt avec le nouveau siège

Notes

Les documents signés durant la réunion ont été numérisés, et sont archivés chez-moi (Damien Clauzel). Demandez si vous souhaitez en avoir une copie.